PEMBELIAN BAHAN MAKANAN

1.   Pengertian

    Pembelian bahan makanan adalah proses penyediaan bahan makanan melalui prosedur dan ketentuan yang berlaku dala upaya pemenuhan kebutuhan bahan makanan untuk penyelenggaraan makanan institusi. Dengan pembelian bahan makanan yang ketat akan menyederhanakan perhitungan dan pengendalian harga makanan per porsi.

2.   Etika pembelian

    Etika pembelian menurut Mukri. Dkk (1990) adalah falsafah atau standar penyelenggaraan yang harus dimliki suatu organisasi/ intitusi penyelenggara pembelian bahan makanan. Fungsi bahan makanan dipengaruhi oleh kebijaksanaan intitusi, syarat serta prosedur yang ditetapkan secara konsekuen dalam pembelian makanan.

Ø Hal-hal yang perlu diterapkan secara konsekuen dalam pembelian bahan makanan, yaitu :

·        Pembelian bahan makan harus dilaksanakan dalam rangka pengawasan dan pengendalian bahan makanan perorang/ perporsi.

·        Pembelian bahan makanan diselenggarakan dengan prosedur dan metode yang berlaku dan dapat dipertanggung jawabkan segi-segi ekonominya.

·        Pembelian bahan makanan harus dilakukan oleh suatu tim atau panitia yang terdiri dari unsur-unsur yang berkaitan dengan kegiatan peyelenggaraan makanan, pengawasan atau manajemen keuangan, pemilik institusi, serta unsure lain yang dibutuhkan sebagai pengawas.

·        Dalam pembelian bahan makanan harus ditetapkan syarat peraturan sanksi, spesifikasi bahan makanan yang dibuat secara tertulis, jelas dan terbuka.

·        Pembelian bahan makanan sifatnya harus terbuka dan resmi.

Ø Syarat sebagai petugas pembelian adalah :

·        Mempunyai pengetahuan dasar mengenai kualitas bahan makanan, pengolahan makanan.

·        Mempunyai kemauan dalam meneliti produk baru, meneliti keadaan pasar.

·        Pengawasan kondisi, gudang bahan makanan.

Ø Disamping itu seorang petugas pembelian harus bersikap dan bertindak sebagai berikut :

·        Berpenampilan wajar, tepat dan cepat waktu.

·        Tepat memenuhi jadwal perjanjian dengan rekanan dan membuat batas waktu untuk setiap perjanjian dengan rekanan.

·        Dapat membuat keputusan yang bijaksana. Membandingkan kualitas bahan makanan, harga termasuk perilaku dan dukungan , servis yang diberikan rekanan.

·        Merahasiakan bahan makanan setiap rekanan.

·        Melaksanakan proses pembelian bahan makanan secara bisnis, wajar, tanggap, etis dan harus hanya dilukukan selama waktu kerja.

3.   Cara Pembelian Bahan Makanan

Pembelian bahan makanan dibagi menjadi 3 yaitu :

a.   Pembelian langsung

Pembelian bahan makanan secara langsung ke pasar biasanya dilakukan di institusi makanan yang melayani konsumen sedikit sekitar 50 orang, sehingga penyediaan bahan makanan masih dapat dibatasi dengan cara pembelian langsung. Metode macam ini melalui prosedur yang sederhana. Pesanan dapat dilkukan melalui telepon, datang langsung ke pasar atau berdasarkan perjanjian antara pembeli dan penjual. Metode pembelian ini diharapkan mengikuti prosedur administrasi keuangan yang berlaku, harus ada bon pesanan, penerimaan dan pencatatan.    

b.   Pembelian di pasar petani atau pasar nelayan

Petugas pembelian bahan makanan mendatangi langsung ke lokasi dimana petani dan nelayan menjual hasil pertanian dan tangkapan ikannya. Biasanya pembelian ini hanya dilakukan untuk bahan makanan tertentu yang hanya tersedia secara musiman atau jumlahnya terbatas.

Keuntungan membeli langsung dari petani adalah pembeli dapat memperoleh bahan makanan dengan cara harus diperhitungkan biaya transpotasi antara pasar dengan institusi karena akan mempengaruhi harga pembelian bahan makanan.  

c.    Pelelangan

Cara pembelian semi resmi semacam ini adalah mengikuti prosedur pembelian yang telah disebarkan dalam keppres No. 29-30 Tahun 1984 dan No.8 Tahun 1986 serta peraturan yang ditetapkan pemerintah daerah ataupun penanggung jawab tertentu.

Ø Sebelum acara pembelian dimulai pihak institusi yang bertugas pada bagian pembelian bahan makanan harus telah mempersiapkan ketentuan-ketentuan yang jelas mengenai :

−       Pokok-pokok perjajian dengan rekanan

−       Persyaratan dan ketentuan tentang pembayaran

−       Persyaratan dan spesifikasi bahan makanan

−       Harga standar

−       Jangka waktu penyelesaian kontrak

−       Penetapan sangsi-sangsi bila rekanan tidak memenuhi kewajiban baik menurut ketentuan hokum ataupun pihakl institusi.

−       Status hukum

−       Hak dan kewajiban para pihak yang terlibat dalam perjanjian kontrak

Ø Prosedur pelelangan

−       Pihak institusi mengundang rekanan/ penjual tentang adanya acara pelelangan resmi melalui media massa antara lain surat kabar, Koran, radio,dll.

−       Bagi rekanan yang berminat dapat menghubungi pihak institusi dan menyelesaikan administrasi keikut sertaan bagi pemasok bahan makanan di institusi tersebut.   

−        Melakukan wawancara dengan rekanan mengenai standar bahan makanan, harga, kelengkapan badan usaha. Misalnya : izin perusahaan, wajib pajak, jaminan pajak, refrensi.  

−       Dari wawancara pihak institusi menentukan pemenagnya dengan mempertimbangkan kualitas bahan makanan yang baik dengan harga tak terlalu tinggi.

−       Apabila antara pembeli dan penjual telah se[akat dengan ketentuan yang berlaku maka dibuatlah perjajian jual beli dengan sistem kontrak dengan jangka waktu tertentu.

Ø Penyerahan Bahan Makanan

Bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok harus diperiksa guna mengetahui apakah jumlah dan kualitas bahan makanan yang diserahkan sesuai dengan ketentuan kontrak kerja. Biasanya penerimaan bahan makanan dilakukan oleh tim penerima bahan makanan yang khusus ditunjuk oleh pimpinan institusi.

Tugas dan tanggung jawab tim penerima bahan makanan :

−       Meneliti apakah bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok sesuai dengan ketentuan-ketentuan sebagaiman yang tercantum dalam kontrak kerja.

−       Mencocokkan jumlah dan jenis bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok apakah sudah sesuai dengan pesanan yang tercantum dalam daftar pesanan bahan makanan.

−       Mengambil keputusan menerima atau tidak menerima bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok.